Producto
El Panel de control
El Panel de control, accesible desde cualquier ordenador con conexión intenet en las oficinas centrales, es el módulo desde el que se gestiona el día a día de la empresa.
Desde el panel de control se gestionan los clientes de la empresa, el inventario de sus equipos y se programan las periodicidades de dichos clientes; es decir, cuándo les toca el mantenimiento preventivo (periodicidad interanual, anual, semestral, trimestral, mensual, semanal, diaria...).
Desde el panel de control también se crean los avisos de avería (tras la llamada de un cliente) y los trabajos correctivos (tras la aceptación de un presupuesto correctivo que subsane una anomalía).
En el panel de control, todos estos trabajos (preventivos, correctivos, averías, instalaciones, …) se reparten por fechas entre los técnicos de la empresa. El reparto puede ser de forma manual, arrastrando los trabajos en pantalla hasta la bandeja de cada técnico, o de forma automática, mediante filtros como el responsable del cliente, perfil del técnico, zonas, código postal, tipología de equipos que tengan, …
El Panel central de control permite la planificación, control y seguimiento en tiempo real de los trabajos programados a los técnicos desplazados en las instalaciones de los clientes así como de los avisos recibidos. Ofrece la visualización en tiempo real del estado de todos los trabajos asignados a los técnicos en distintas fechas (pendiente de asignación, iniciado, interrumpido, finalizado, facturado, imposible,…), de la carga de trabajo realizada o pendiente hasta ese momento así como de los materiales y recursos empleados.
En el ámbito interno de la empresa, cegid Gestiona3w posibilita la gestión del resto de procesos asociados a los trabajos acometidos por los técnicos desplazados: generación de presupuestos y lanzamiento de trabajos correctivos asociados a dichos presupuestos, gestión de almacenes y materiales, gestión de stock en tiempo real, gestión de proveedores y pedidos (procesados, disponibles, enviados, entregados, retenidos...).
cegid Gestiona3w genera de forma automática todos los certificados de inspección e informes que la legislación o los clientes requieren. En el mismo momento en el que un técnico finaliza un trabajo en las instalaciones del cliente, y sin necesidad de que acuda a las oficinas centrales, en el panel de control se generan de forma automática todos los documentos asociados al mismo: el “albarán o parte de trabajo” con la firma del cliente y del técnico, el “certificado legal de la intervención”, el “informe extendido con el detalle de los equipos”, el “resumen de anomalías” vital para generar presupuestos correctivos. Esto conlleva un ahorro de tiempo significativo, ya que el personal de oficina no tiene que picar datos ni generar informes, eliminándose los errores de transcripción.
Además, el albarán se envía inmediatamente al cliente al finalizar el trabajo. Y el resto de documentos, una vez verificados, o se envían automáticamente o se ponen en el área de clientes a su disposición.
cegid Gestiona3w agiliza la facturación ya que el panel de control permite una facturación automática justo al finalizar el trabajo, sin necesidad de esperar que el técnico venga con sus papeles. cegid Gestiona3w completa el ciclo con la gestión de facturas, gestión de vencimientos, gestión de remesas y gestión de cobros.
Y contempla la posibilidad de cerrar el círculo con los módulos de unión a los ERPs del mercado y/o programas de contabilidad.
El Panel de control permite la gestión del equipo de técnicos (programación, comisiones, productividad, fichajes, ausencias, …) y de comerciales (mantenimiento, asignación y liquidación de comisiones,…). Así mismo puede emitir informes varios de productividad por técnico, de rentabilidad por cliente, de riesgos, de equipos, de históricos de actuación sobre equipos, presupuestos, zonas, … así como la emisión de informes a medida.
Los dispositivos remotos
El Dispositivo remoto, instalado sobre un teléfono o Tablet Android, gestiona todas las facetas relativas y asociadas a los trabajos que los técnicos llevan a cabo en las instalaciones de los clientes (trabajos de mantenimiento preventivo, correctivos, avisos de averías...).
Como hemos visto, desde el Panel de control se gestionan los clientes, sus equipos y sus periodicidades. También se crean los avisos de avería y los trabajos correctivos. Y todos estos trabajos (preventivos, correctivos, averías,…) se reparten entre los técnicos y fechas, de forma manual o automática. Nada más asignarse, cada técnico dispone ya en su dispositivo móvil de su agenda actualizada con los trabajos que le han sido adjudicados por fechas así como de toda la información necesaria para realizarlos (datos del cliente, ubicación GPS, datos de todos los equipos del cliente con el histórico de cada uno de ellos du de las actuaciones llevadas a cabos sobre los mismos...)
La primera gran ventaja es que los técnicos ya no tienen que ir a la oficina por la mañana para el reparto de trabajo y para la entrega de la documentación, sino que pueden empezar su jornada laboral en las instalaciones del cliente.
Antes de iniciar el trabajo, los técnicos pueden consultar y reorganizar en su móvil todos los trabajos asignados atendiendo a filtros como fecha, zona, población, código postal, tipología de trabajo... Asimismo, pueden visualizar en un mapa la ubicación de los trabajos consultados.
cegid Gestiona3w integra el navegador GPS que guía al técnico al cliente, imprescindible cuando éste no tiene una dirección postal concreta. Además, refleja el inicio del desplazamiento, necesario para los análisis de rentabilidad posteriores.
El técnico, tras aceptar en su móvil las normas de seguridad de la empresa, comienza el trabajo. Inicia el chequeo de los campos correspondientes a cada uno de los equipos, partiendo del estado en que éstos quedaron la última vez que fueron manipulados por algún otro técnico de su empresa.
Durante la ejecución del trabajo, el técnico puede consultar en el móvil los documentos relativos a los equipos del cliente (manual, planos de instalación, los partes de trabajo de los últimos trabajos preventivos y correctivos...). Asimismo, puede consultar el stock disponible de los almacenes de la empresa.
En cualquier momento el técnico puede interrumpir su trabajo. En el panel de control veremos dónde y cuándo el técnico lo ha interrumpido y, lo más importante, qué lleva ya realizado en ese trabajo... E incluso podemos asignar ese trabajo a otro técnico.
Asimismo, en cualquier momento el técnico puede generar una incidencia desde el dispositivo móvil y añadir mensajes, notas para presupuesto, fotos, croquis... En el panel de control se registran estas incidencias en tiempo real de forma que el responsable pueda actuar en consecuencia. Y si el cliente acepta de forma inmediata el presupuesto correctivo, el técnico puede crear y hacer el trabajo desde el móvil.
Completado el chequeo, el técnico puede añadir en el dispositivo móvil comentarios así como los materiales o recursos utilizados en la realización del trabajo. Puede capturar la firma del cliente sobre la pantalla del móvil, tal y como lo hace ahora en papel, y enviarle automáticamente el albarán de trabajo.
Y si está autorizado, puede realizar un cobro y facturar directamente, sobre todo en trabajos al contado.
En el mismo momento en el que un técnico finaliza el trabajo, en el panel de control se generan automáticamente todos los documentos asociados al trabajo (albarán con la firma del cliente, certificados, informes extendidos, informes de anomalías,…) y se procede a la facturación automática del mismo.
Esto conlleva un ahorro de tiempo significativo, ya que ni el técnico tiene que ir a la oficina para entregar papeles, ni el personal de oficina tiene que picar datos y generar informes, eliminándose los errores de transcripción.
La comunicación entre el panel de control y los móviles es bidireccional; es decir, no sólo cualquier acción en el panel de control se refleja en el móvil del técnico implicado, sino que cualquier acción que haga un técnico se ve siempre reflejada en la oficina.
De hecho, en el panel de control se visualiza en tiempo real todo lo que los técnicos están haciendo en la calle, a diferencia de los sistemas tradicionales que no tienen visibilidad. La oficina sabe a qué hora han llegado, dónde están en cada momento, qué están haciendo todos los técnicos, la carga de trabajo realizada o pendiente hasta ese momento, los trabajos ya realizados, los pendientes, los interrumpidos, los generados por los técnicos en sus móviles, las incidencias, los materiales y recursos las operaciones realizadas sobre los equipos... Todas estas etapas se reflejan en el panel de control: trabajo finalizado, verificado, facturado y cobrado.
Además, tienen acceso a los mensajes, fotos o croquis que el técnico puede enviar durante la ejecución del trabajo.
Esta comunicación on line bidireccional entre el panel de control y los dispositivos remotos garantiza una actualización en tiempo real y automática de toda la información de la empresa. Esto se traduce en un servicio profesional y eficaz de cara a los clientes y en una mayor eficiencia y productividad de todos los procesos de la empresa, especialmente los de la generación de documentación y la facturación (que pueden hacerse de forma inmediata sin necesidad de que el personal técnico se pase por la oficina).
El dispositivo móvil ofrece muchas más funcionalidades. El técnico puede, por ejemplo, interactuar con las EPIs de seguridad facilitadas (casco, chaleco, bota...) firmando la hoja de aceptación de las mismas o indicando la situación de cada una de ellas (pérdida, deterioro...). De forma inmediata, el responsable de riesgos de la empresa tendrá constancia de la situación pudiendo solicitar al técnico que acuda a la empresa para subsanar las deficiencias.
El técnico puede fichar on line indicando las entradas y salidas diarias desde su propio dispositivo móvil. También puede consultar todas las ausencias, bajas, vacaciones... de los últimos 12 meses o demandadas en el futuro así como solicitar algún día de ausencia. La empresa queda informada automáticamente.
El área de clientes
cegid Gestiona3w ofrece la posibilidad de que los clientes autorizados puedan conectarse, si así lo desea tu empresa, a una zona restringida los 365 días del año y las 24 horas del día. En esta área restringido de clientes pueden:
- Consultar su documentación técnica (partes de trabajo, certificados legales, certificados extendidos, informe de anomalías...)
- Consultar documentación administrativa (presupuestos, facturas...)
- Conocer el inventario de todos los equipos de seguridad (en el caso en el que disponga de varios centros)
- Ver los trabajos pendientes programados, interactuar con la planificación de los trabajos programados, solicitar avisos de incidencias o averías.
- Notificar y gestionar las normas de acceso adecuándose a la actual normativa de Coordinación de actividades empresariales.
- Acceder a estadísticas de calidad de servicio.
- Crear sub accesos restringidos para otros colaboradores.
El área de clientes, gracias a todas estas facilidades, transmite una imagen de la empresa profesional, tecnológica y con una gran vocación de servicio (orientada a mejorar la atención y satisfacción de los clientes finales), lo que se traduce en una fidelización de los mismos.
Pero además, el área de clientes supone una significativa reducción de la carga de trabajo del personal técnico y administrativo en su día a día con los clientes, al delegar en ellos el acceso a la documentación técnica y administrativa que necesiten en cada momento.
